Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 und 2028 kommt die Pflicht, sie auch zu versenden. Ein Überblick über Fristen und Formate.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Betroffen sind auch:
Die gute Nachricht: Zum Empfangen genügt ein E-Mail-Postfach. Ein besonderes Portal ist nicht vorgeschrieben. Und die Zustimmung des Empfängers ist seit 2025 nicht mehr erforderlich — wer eine E-Rechnung schickt, darf das tun, unabhängig davon, ob der Empfänger sie haben will.
Praktisch heißt das: Ein Lieferant kann Ihnen ab sofort eine E-Rechnung senden, und Sie müssen sie verarbeiten können. Können Sie es nicht, ist das Ihr Problem, nicht seines.
Das ist die häufigste Verwechslung. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das im Wesentlichen zwei Formate:
Ein normales PDF ohne eingebettete Daten ist damit keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Solche Rechnungen dürfen Sie in der Übergangszeit weiter versenden — aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
Der Unterschied ist nicht formal, sondern praktisch: Ein Mensch kann ein PDF lesen, eine Software nicht. Der Sinn der E-Rechnung ist, dass die Buchhaltung die Daten direkt übernimmt, statt sie abzutippen.
Beim Versenden gibt es Übergangsfristen, und sie richten sich nach dem Vorjahresumsatz:
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Papierrechnungen weiter erlaubt. PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| ab 1. Januar 2027 | Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze |
Die Pflicht betrifft Geschäfte zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatpersonen sind davon nicht erfasst.
Kurzfristig — Empfang sicherstellen. Klären Sie, an welche Adresse E-Rechnungen kommen sollen und wer sie dort abholt. Wichtig ist die Frage der Aufbewahrung: Die XML-Datei ist das Original und muss revisionssicher archiviert werden, nicht nur ein Ausdruck davon.
Mittelfristig — Versand vorbereiten. Wer 2027 unter die Pflicht fällt, sollte nicht im Dezember 2026 anfangen. Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware XRechnung und ZUGFeRD 2.0 erzeugen kann. Programme wie DATEV Auftragswesen next tun das; ältere Fakturierungslösungen oft nicht.
Ein Nebeneffekt, der oft unterschätzt wird: Wenn Rechnungen strukturiert ins Haus kommen, lässt sich der weitere Weg automatisieren — Zuordnung, Freigabe, Buchung, Zahlung. Der gesetzliche Zwang ist damit auch eine Gelegenheit, einen Prozess zu bereinigen, der ohnehin Zeit kostet.
Die Empfangspflicht besteht bereits. Die Versandpflicht kommt gestaffelt. Wer beides einmal geordnet angeht, hat es hinter sich — und spart danach dauerhaft Arbeit.
Wenn Sie wissen möchten, wie das in Ihrem Betrieb konkret aussieht, sprechen Sie uns an. Ein kostenloses Erstgespräch klärt den Stand und die nächsten Schritte.
Quellen zu den genannten Fristen: IHK Frankfurt zur E-Rechnungspflicht ab 2025, Übersicht der Fristen 2025–2028, DATEV Auftragswesen next zu XRechnung und ZUGFeRD. Stand: August 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.