Eingangsrechnung erfassen, prüfen, freigeben, bezahlen, buchen – ohne dass ein Papierstapel entsteht. Was hinter dem digitalen Belegfluss steckt und wo er Zeit spart.
Wenn in einem Betrieb die Buchhaltung hinterherhängt, liegt die Ursache meist nicht dort. Sie liegt davor: Eine Rechnung kommt per Post, wandert auf einen Schreibtisch, von dort zur fachlichen Prüfung, dann zurück, dann in einen Ordner, dann zur Zahlung, dann zum Steuerberater. Sechs Stationen, jede mit Wartezeit, und an jeder kann der Beleg liegen bleiben.
Ein digitaler Belegfluss ändert nicht, wer was prüft. Er ändert nur, dass der Beleg nicht mehr physisch herumwandert.
1. Erfassen. Der Beleg wird eingescannt oder kommt schon digital an. Bei einer E-Rechnung entfällt das Scannen ganz, weil die Daten strukturiert vorliegen. Buchungs- und zahlungsrelevante Informationen werden aus dem Belegbild gelesen und vorbelegt — Betrag, Datum, Rechnungssteller.
2. Prüfen und freigeben. Der Beleg wird der Person oder dem Team zugewiesen, das sachlich prüfen muss. Wer eine Rechnung freizugeben hat, wird per E-Mail informiert und kann das auch vom Smartphone aus tun.
Hier liegt der Kern: Bezahlt und gebucht wird nur, was freigegeben ist. Das ist keine Bequemlichkeit, sondern eine Kontrolle. Wer schon einmal eine Rechnung bezahlt hat, die niemand geprüft hatte, kennt den Wert dieses Satzes.
3. Bezahlen. Die Bankumsätze werden automatisch abgerufen und den passenden Belegen zugeordnet — auch dann, wenn der gezahlte Betrag abweicht, etwa weil Skonto gezogen wurde. Der Beleg hängt damit am Zahlungsvorgang und muss nicht später zugeordnet werden.
4. Buchen. Die Kanzlei greift auf denselben Datenbestand zu. Es gibt keinen Ordner, der übergeben werden muss, und keinen Medienbruch zwischen Ihrem Haus und der Buchhaltung.
Der Beleg ist an einer Stelle. Nicht auf einem Schreibtisch, nicht in einer Mailbox, nicht in einem Ordner im Keller. Das klingt banal, ist aber der häufigste Grund für Suchzeiten.
Freigaben sind nachvollziehbar. Wer wann was freigegeben hat, ist dokumentiert. Bei einer Betriebsprüfung ist das ein Vorteil, im Alltag beendet es Diskussionen.
Der Monatsabschluss verschiebt sich nach vorn. Wenn Belege laufend statt gesammelt verarbeitet werden, liegen die Zahlen früher vor. Wer erst im Folgemonat weiß, wie der Vormonat gelaufen ist, entscheidet immer mit Verzögerung.
Die Aufbewahrung ist geregelt. Die Daten liegen im DATEV-Rechenzentrum statt auf einem Rechner im Büro. Das betrifft nicht nur Sicherheit, sondern auch die Frage, wer bei einem Ausfall an die Belege kommt.
Weniger, als die meisten erwarten. Kein eigener Server, keine besondere Hardware. Was zu klären ist:
Die Antworten bestimmen den Aufbau. Die Programme dafür richten wir ein und betreuen sie.
Nicht mit allem gleichzeitig. In der Praxis reicht es, mit den Eingangsrechnungen zu beginnen — das ist die Belegart mit dem größten Volumen und den meisten Beteiligten. Kasse, Lohn und Ausgangsrechnungen kommen danach.
Wenn Sie wissen möchten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt, sprechen Sie uns an. Ein kostenloses Erstgespräch dauert eine halbe Stunde.
Die beschriebenen Funktionen beziehen sich auf DATEV Unternehmen online und DATEV Belegfreigabe online. Quellen: DATEV Unternehmen online, DATEV Belegfreigabe online. Stand: August 2026.